บริษัทบุ๊คไบค์ขายรถจักรยานยนต์

พัฒนาระบบใหม่

บริษัท บุ๊คไบค์ขายรถจักยานยนต์

จัดทำโดย

นางสาวเพชรไพลิน     ร่วมวัน 2561031441105

  นางสาวฝนทิพย์          น่วมนิ่ม 2561031441112

นางสาวเจนจิรา           มั่่งมี  25610314411021

เสนอ

อาจารย์ ดร.นพศักดิ์           ตันติสัตยานนท์

คณะอุตสาหกรรมและเทคโนโลยี

 สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลรัตนโกสินทร์

บริษัทบุ๊คไบค์ขายรถจักรยานยนต์

ประวัติความเป็นมา

บริษัทบุ๊คไบค์ขายรถจักรยานยนต์ ตั่งอยู่ที่ อ.เมือง  จ.ประจวบคีรีขันธ์ ได้ทำการเปิดกิจการมาเป็นเวลา  5  ปี ลักษณะงานเป็นการบริการด้านการจำหน่ายและซ่อมรถจักรยานยนต์ทุกรุ่นและมีการจำหน่ายอุปกรณ์อะไหล่แต่ง

วิสัยทัศน์

1. บริการด้านการซ้อมด้วยอะไหล่คุณภาพดี

2. ทำให้ลูกค้าพึงพอใจในการทำงานและบริการ

3. มีบริการทำนอกสถานที่

หน้าที่หลักของร้าน

1. บริการด้วยความจริงใจซื่อตรงกับลูกค้า

2. จัดจำหน่ายอุปกรณ์ด้วยราคาที่ยุติธรรมและคุณภาพดี

3. ซ่อมแซมและตรวจเช็คให้รถจักรยานยนต์ลูกค้านำมาซ่อมให้มีประสิทธิภาพดีขึ้น

วัตถุประสงค์ของร้าน

1. เพื่อเพิ่มความมันใจให้กับลูกค้างานบริการการซ่อม

2. เพื่อเพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากขึ้น

3. เพื่อการจัดจำหน่ายอุปกรณ์ให้ได้มาตรฐาน

4. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงาน

เป้าหมายของร้าน

1. เพื่อเพิ่มลูกค้าให้มากขึ้น

2. เพื่อสร้างผลกำไร

หน้าที่และปัญหาของแต่ละแผนกผู้บริหาร

กำหนดนโยบายที่สำคัญและการกำหนดแผนการปฏิบัติเน้นการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบาย ตามแผนที่ได้วางไว้สำหรับการจัดการธุรกิจ

ฝ่ายบริหาร

จะค่อยช่วยสนับสนุนหรือเห็นชอบแต่ละนโยบายของแต่ละหน่วยงานภายในองค์กร

ฝ่ายการตลาด

การวิเคราะห์ตลาดเป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องตอลดเวลา เพื่อทราบข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการของตลาด จัดการเกี่ยวกับสินค้าและบริการเพื่อให้เกิดความพอใจของลูกค้า

ฝ่ายเทคนิค

ทำหน้าที่ให้บริการซ่อมอะไหล่รถมอเตอร์ไซต์ที่ได้รับความเสียหาย พร้อมทั้งให้คำแนะนำปรึกษาในด้านต่างๆอย่างถูกต้องไม่ว่าจะเป็นในเรื่องการบำรุงรักษาอุปกรณ์ต่างๆ

ฝ่ายประชาสัมพันธ์

ให้บริการด้านประชาสัมพันธ์ ติดต่อต้อนรับชี้แจงและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อแจกจ่ายข่าวสารให้ความรู้ในด้านต่างๆช่วยปฏิบัติงานประชาสัมพันธ์โดยวิธีการต่างๆ และปฏิบัติหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้อง

ปัญหาในแผนกประชาสัมพันธ์

1. ลูกค้าไม่พึงพอใจกับตัวสินค้าที่ได้รับ

2. ลูกค้าไม่พึงพอใจกับการบริการ

3. ติดต่อลูกค้าได้อยาก

แผนกบุคคล

1. เกิดปัญหาทางด้านการจ่ายเงินเดือนพนักงานตกหล่นเพราะเวลาทำงานของแต่ละคนไม่เท่ากัน          
2. ทำการสืบค้นประวัติและแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก

3. ทำการตรวจสอบวันและเวลาหยุดของพนักงานทำได้อยากและมีผลเสี่ยงต่อการทุจริงของพนักงาน

แผนกจัดซื้อ

องค์กรที่พยายามสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรแต่มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ ก็จะมีความสามารถที่แตกต่างกันมากระหว่างองค์กรการดำเนินงานตามขั้นตอนต่างๆเพื่อให้ได้วัตถุดิบ  และ วัสดุที่ใช้งานต่างๆที่จำเป็นโยมีคุณสมบัติด้าน ปริมาณ  ราคา  ช่วงเวลา แหล่งขาย และการนำส่ง ณ สถานที่ถูกต้อง

ปัญหาในแผนกจัดซื้อ

1. อยากต่อการตรวจเช็คจำนวนสินค้า อะไหล่ ที่ยังคงเหลือในคลัง

2. สินค้าอาจจะไม่ถูกต้องตามต้องการ ก่อให้เกิดความเสียหาย

3. การสั่งซื้อสินค้าอาจจะเกิดการผิดพลาด

4. สินค้าที่สั่งไปไม่ตรงกับความต้องการ

แผนกบัญชี

ทำหน้าที่ค่อยตรวจสอบรายรับ – รายจ่ายต่างๆของของร้าน และมีการจัดทำรายการทางการเงินประจำเดือนใบเรียกเก็บเงิน บัญชีค่าใช้จ่าย

ปัญหาในแผนกบัญชี

1. เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

2. การดูแลรักษาอาจทำได้ยาก อาจจะเกิดการชำรุดหรือสับเปลี่ยนเอกสาร

3. การค้นหาเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยากเนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก

แผนกขาย

บริการจัดจำหน่ายสินค้าให้แก่ลูกค้าโดยจะมีการจัดเก็บข้อมูลของผู้สั่งซื้อสินค้า ข้อมูลการสั่งซื้อที่อธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจและข้อมูลหลังการขายของลูกค้าเผื่อเกิดปัญหาจะได้ติดต่อในภายหลังได้

ปัญหาในแผนกการขาย

1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้มีปัญหาในการจัดเก็บ

2. การค้นหาเอกสารทำได้ยาก  และเสียเวลาในการค้นหา

3. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

4. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายท่าน

 แผนกฝ่ายการตลาด

จะค่อยทำการคาดการณ์ สถานการณ์และวิเคราะห์ภายในองค์กร และมีการตรวจสอบการแข่งขันของคู่แข่ง และวางกลยุทธ์แผนการตลาด

ปัญหาในแผนกการตลาด

1. วิเคราะห์ข้อมูลหรือประเมินคู่แข่งผิดพลาด

2. อัพเดตข้อมูลการตลาดไม่ทันตลาดคู่แข่ง

3. มีการจัดโปรโมชั่นให้กับผู้บริโภคได้ยาก

แผนกซ่อม

จะทำหน้าที่บริการซ่อมบำรุง ควบคุมดูแลงานซ่อมบำรุงเชิงป้องกันในการตรวจสภาพของเครื่องจักรให้สามารถใช้งานได้และสนับสนุนการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหาในแผนกซ่อมแซม

1. บุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายมากยิ่งขึ้น

2. ถ้าเกิดการแก้ปัญหาไม่ตรงจุดอาจจะทำให้เกิดความเสียหายได้

3. มีการจัดลำดับก่อน – หลังการซ่อมบำรุงทำได้ยาก

4. เนื่องจากก่อนที่จะทำการซ่อมบำรุงแต่ละครั้งต้องทำใบเบิกจ่ายอุปกรณ์จากคลังก่อนเพราะเอกสารมีจำนวนมาก

ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล

            คือ  งานด้านการบัญชีและการเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานไม่ได้หากแผนกบุคคลไม่แจ้งให้ทราบก่อนถึงจะจ่ายเงินให้พนักงานได้

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

คือ ถ้าการแจ้งการสั่งสินค้าไม่ต้องตามยอดของสินค้าก็จะทำให้ฝ่ายบัญชีเกิดความผิดพลาดได้และถ้าแผนกกฝ่ายขายไม่ส่งยอดมาให้แผนกบัญชีก็ไม่สามารถรู้ยอดที่แท้จริงได้

 ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดซื้อ

คือ บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้หายแผนกจัดซื้อไม่แจ้งยอดของบประมาณในการสั่งซื้อสินค้าและถ้าแผนกจัดซื้อแจ้งยอดมาไม่ถูกต้องครบถ้วนทางบัญชีและการเงินจะผิดพลาดไปด้วย

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

คือ บัญชีและการเงินจะทำยอดบัญชีผิดหากมีการส่งยอดขายมาผิดพลาดและถ้าฝ่ายขายสรุปยอดมาไม่ตรงกับรายได้ที่ขายไปได้จริงจึงทำให้ฝ่ายบัญชีสรุปงบประมาณไม่ตรงกัน

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี

คือ แผนกบุคคลจะได้รับเงินไม่ถูกต้อง หากบัญชีและการเงินจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประขาสัมพันธ์

คือ การขายอาจจะมียอดขายต่ำกว่าเดิม หากไม่ได้รับการประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสม

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคคล

คือ การขายไม่สามรถทำการอะไรได้หากไม่มีพนักงานขาย

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกบัญชี

คือ แผนกจัดซื้อไม่สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ หากไม่ได้รับเงินจากแผนกบัญชี

ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกซ่อม

คือ แผนกจัดซื้อจะไม่ทราบว่าสินค้าในหลังหายไปเพราะหากซ่อมบำรุงไม่แจ้งให้ทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกซ่อมกับแผนกจัดซื้อ

คือ หากที่ซ่อมบำรุงอะไหล่หมด ซึ่งอุปกรณ์บางชิ้นหมดไม่สามรถหาซื้อได้เลยและต้องใช้ระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆและการซ่อมบำรุงก็จะไม่สามรถซ่อมบำรุงได้

ปัญหาระหว่างแผนกประชาสัมพันธ์กับแผนกบัญชี

คือ ทางประชาสัมพันธ์ไม่สามารถทำการประชาสัมพันธ์ได้หาไม่ได้มีการให้งบประมาณจากแผนกบัญชีและการเงิน

สรุปปัญหาทั้งหมด

 1. เอกสสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

 2. การค้นหาเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยากเนื่องจากเอกสารมากทำให้เกิดการเสียเวลา

 3. การสรุปรายรับ – รายจ่ายมีความผิดพลาดบ่อยครั้ง

 4. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย

 5. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย

 6. ไม่สามารถรู้เวลาเข้า – ออกของพนักงานที่แท้จริงได้

 7. การสืบค้นประวัติและการแก้ไขประวัติของพนักงานทำได้ยาก

 8.ฝ่ายบุคคลไม่ทราบเวลาการทำงานเข้าออกจริงของพนักงานว่ามาสายหรือตรงเวลาที่กำหนด

 9. จ่ายเงินเดือนได้ยากเนื่องจากพนักงานแต่ละคนมีเงินเดือนไม่เท่ากันและแบ่งโบนัสของแต่ละคนลำบาก

 10. ตรวจสอบยอดขายสินค้าหรือเช็คย้อนหลังทำได้ยาก

 11. ข้อมูลอาจเกิดความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้ามีหลายคนจึงทำให้ไม่ทราบว่าจัดทำรายละเอียดลูกค้าไปแล้วหรือไม่

 12. หากประชาสัมพันธ์ไม่ทราบข้อมูลของร้านและตัวสินค้าอาจทำให้การประชาสัมพันธ์ทำได้ไม่ ดีนัก

 13. การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าต้องทำด้วยตัวเอง

 14. การประชาสัมพันธ์อาจทำได้ไม่ทั่วถึง

 15. ตรวจสอบสินค้าได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกจำนวนเท่าไร

 16. เช็ดยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก

 17. หาสินค้าไม่ถูกต้องอาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

 18. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าไม่ตรงตามที่ต้องการ

 19. หากมีการวินิจฉัยปัญหาไม่ตรงจุดอาจทำให้เกิดความเสียหายได้ง่าย

 20. หากฝ่ายบุคคลไม่มีความรู้ความสามารถในการซ่อมบำรุงจะทำให้เกิดความเสียหายได้มากยิ่งขึ้น

 ขอบเขตของการพัฒนาระบบ

1.ระบบงานขาย

2.ระบบงานบัญชี

3.ระบบซ่อมบำรุง/ให้บริการ

ตารางแสดงรายการ การทำงาน (Functions) หรือกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร

แผนผังการจัดการจัดการองค์กร

แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activates) ขอหน้าที่การทำงาน (Function) ในร้าน

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Function-to-Data Entitles)

การค้าหาและเลือกสรรโครงการ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรระบบที่ต้องการพัฒนา

1.ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

               จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนา

ได้ดังนี้

        1. ระบบบัญชี

        2. ระบบจัดซื้อ

        3. ระบบการขาย

ทางร้านได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของร้านทั้งสิ้น  400,000 บาท

ตารางแสดงโครงการที่ต้องการพัฒนา

2.จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์  ดังนี้

1            ระบบบัญชี

         มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิมเพื่อที่ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงานและต่อการพัฒนาต่อไปได้ซึ้งปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบเก่าคือการแจ้งยอดของบัญชีไม่ตรงตามยอดของระบบงานด้านอื่นๆแจ้งเข้ามาทำให้เกิดความผิดพลาดและขัดข้องต่อระบบอื่นและระบบตนเองจะส่งผลต่อผู้ใช้ระบบโดยตรง

              ระบบจัดซื้อ

       จะมีวัตถุประสงค์เพื่อให้มีการเก็บข้อมูลของสินค้า ประเภทสินค้าและสินค้าที่ค้างสต๊อกเพื่อสะดวกต่อความว่องไวในการตรวจเช็คสินค้าและจะมีความสะดวกต่อการค้นหาและทำให้รู้ว่าสินค้าในสต๊อกมีมากน้อยเพียงใดและมีเพียงพอต่อการออกจำหน่าย

             ระบบการขายและการจองสินค้า

         จะมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้าให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมาจากเดิมให้มีการโฆษณาสินค้าและยังเชิญชวนให้ลูกค้ามาเพิ่มมายิ่งขึ้น

                เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต่อการคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของร้านมากที่สุดดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำระบบทั้ง 5 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของทางร้านเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุดและสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของร้านได้รายละเอียด จากตารางดังต่อไปนี้

ตารางแสดงการเปรียบเทียบโครงการกับวัตถุประสงค์

                  จากตารางแสดงการเปรียบเทียบระบบกับวัตถุประสงค์พบว่าแต่ละระบบสามรถตอบสนองความต้องการของร้านได้ทั้งหมดแต่เนื่องด้วยทางร้านมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัดจึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้งซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ  งบประมาณและผลประโยชน์สามรถแสดงได้ดังตารางดังต่อไปนี้

            จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่ร้านมากที่สุด คือ ระบบการคลังสินค้า กับระบบการขายและการจองสินค้าแต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านการเงินลงทุนของร้านทางร้านจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการระบบตรวจเช็คสินค้าซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางร้านสามารถให้เงินลงทุนได้และไม่ปฏิเสธโครงการพัฒนาระบบการขายและการจองสินค้าไปเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

                จากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริการและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขตรงตามความต้องการโดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 

        3 แนวทาง คือ

      1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

      2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

      3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แนวทางเลือกที่ 1 จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมโดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน   100 - 90 เปอร์เซ็นต์ อยู่ในเกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน  89 - 79 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69  - 50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ทีได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 – 30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมินโดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A  มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมาที่สุด

ทางเลือกที่ 2   ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แนวทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมโดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน   100 - 90 เปอร์เซ็นต์ อยู่ในเกณฑ์ที่ได้ ดีมา

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน  89 - 79 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69  - 50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ทีได้ พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 – 30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลการประเมินโดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงานปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้สรุปผลกรประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมินเพราไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้ว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 300,000  บาท

(ค่าเงินเดือน  ค่าอุปกรณ์  ค่าล่วงเวลา  ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

                ผลจากการพิจารณาแล้วทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแล้วทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสามโดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทางผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือกโดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบแลข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหารโดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน)ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุดนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้วยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัทพร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง ค่อยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและว่างแผนโดรงการ

เป้าหมาย

ระบบการขายและการจองสิน้าใช้งานในบริษัทเพื่อการตอบสนองความต้องการของลูกค้าและความสะดวกสบายให้แก่ลูกค้าเพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความไว้วางใจต่อลูกค้า

วัตถุประสงค์

                เพื่อน้ำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและบริษัทรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการและรวดเร็ว

ขอบเขตขอระบบ

                โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัทซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้

1.ระบบมีการจัดแบ่งสวยต่างๆอย่างชัดเจนครบถ้วนมีความสะดวกต่อการค้นหา

2.เป็นระบบที่ใช้จ่าย สะดวกและไม่ยุ่งยากจนเกินไป

3.ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

4.มีความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้

5.ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

ปัญหาของระบบเดิม

              1.การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีมาก

              2.ข้อมูลอาจซับซ้อน จึงทำให้เกิดความสับสนได้ว่าลูกค้าท่านใดได้ทำรายละเอียดแล้วหรือไมอย่างไร

              3.เอกสารที่มีจำนวนมาก ทำให้ยากต่อการจัดเก็บ

              4.ตรวจสอบการขายหรือย้อนหลังได้ลำบาก

ความต้องการของระบบใหม่

1.มีการจัดระบบให้เป็นหมวดหมู่เพื่อง่ายต่อการค้นหา

2.จัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ ไม่ต้องเก็บข้อมูลขยะ

3.การสั่งจอง- สั่งซื้อ ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน

4.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของระบบ

แนวทางในการพัฒนา

                        ทางบริษัทได้เลือกโดรงการพัฒนาระบบจดซื้อเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน

1.การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

2.การเริ่มต้นและการวางแผนโดรงการ

3.การวิเคราะห์ระบบ

4.การออกแบบเชิงตรรกะ

5.การออกแบบเชิงกายภาพ

6.การพัฒนาและติดตั่งระบบ

7.การซ่อมบำรุง

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโดรงการ(Project Identification and Selection)

                เป็นขั้นตอนในการค้นหาโดรงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกว่าระบบเดิมในเรื่องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูล หรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของ บริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดและความรวดเร็วในการทำงานของบริษัท

ขั้นตอนที่ 2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโดรงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงานซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขันตอนนี้ได้ดังนี้

1.วางแผนการทำงานของระบบใหม่

2.กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำระบบใหม่มาใช้

3.เริ่มต้นทำโดรงการ ศึกษาระบบการทำงานของระบบเดิมดูก่อนเพื่อดูขั้นตอนการทำงานหรือหาข้อผิดพลาดของระบบ

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคาระห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสรสนเทศมาใช้อย่างไรบ้างและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วยของระบบจัดซื้อ

2. การรวบรวมความต้องการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเราราบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามรถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

                เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงานซึ่งในการออกแบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมือเราวิเคาระห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่างๆที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล   โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งาระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมาขึ้นและมีความรวดเร็วซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรกแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

   1.เขียนโปรแกรม

                  2.ทดสอบโปรแกรม

               3 ติดตั้งระบบ

                4 จัดทำเอกสารสรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบเพราหลังจากได้ระบบใหม่แล้วเราก็นำเอาระบบที่ได้มาทำการแก้ไขหาระบบที่เกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบจัดซื้อ มีดังต่อไปนี้

        1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

        2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

        3. ประมาณการใช้งบประมาณ

        4. ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1.ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                            ทีมงานผู้รับผิดชอบโดรงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

นักวิเคาระห์และออกแบบระบบ  ทำหน้าที่ในการวิเคาระห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลละติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์จัดทำเอกสารของระบบทดสอบโปรแกรมของระบบและอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรมเมอร์   ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN  อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1. เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2. เครื่องลูกข่าย Workstation    จำนวน 25 เครื่อง

3. เครื่องพิมพ์ Printer     5 เครื่อง

 4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด 

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

นักวิเคาระห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                                                              250,000 บาท

2.พนักงาน

ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                                                             25,00 บาท

 ระบบ                                                                                                                                                 20,00 บาท

3.จัดซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟแวร์

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็น workstation                                                                           70,000 บาท

อื่นๆ                                                                                                                                   20,000 บาท

4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

ค่าบำรุงระบบ                                                                                                                     50,000 บาท

จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                                                        5,000บาท

รวม                                                                                                                                     399,500 บาท

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

                      จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและทางระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้นเพื่อที่จะนำไปพัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วยความเป็นไปได้ทางเทคนิคความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลาการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

          ระยะเวลาดำเนินการจัดการทำระบบตรวจเช็คสินค้า ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือนนับตั้งแต่ เดือน มกราคม – พฤษภาคม 2557 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไปกรณีมีเหตุไม่คาดคิด

ระยะเวลาดำเนินงาน

• เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์ – ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวัน เสาร์ – อาทิตย์
• จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วยหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดให้ นั่น คือ 8     ชั่งโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง
• หากมีการทำงานในช่วงเวลานอนคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์ – อาทิตย์จะได้รับ OTเพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
       จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนาระบบบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนาระบบบริษัทเครื่องดื่มต่างๆ ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางระยะการดำเนินงาน จะเป็นข้อมูลไวช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานต่อไปนี้

1.ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

         จะทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิมปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

-          Microsoft Excel

-          Microsoft Word

-          โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อด้านงานคลังสินค้า

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

          จะทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และจะช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา

           จะทำการดำเนินระยะเวลาในการทำงานของโครงการพัฒนาระบบใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 5 เดือน ตั้งแต่เดือนมกราคม จนถึง พฤษภาคม 2257   ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

           เมื่อโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1.ออกแบบสอบถาม

           บุคคลผู้ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกจัดซื้อผู้จัดการแผนกบุคคล ผู้จัดการแผนกการขาย ผู้จัดการแผนกประชาสัมพันธ์  ผู้จัดการแผนการตลาด ผู้จัดการแผนกบัญชี และผู้จัดการแผนกซ่อมแซมในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามรถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามรถเก็บข้อมูลได้มากตามการต้องคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 7 แผนกนี้ เนื่องจาก 7 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบคลังสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการทีทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถามสามรถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

      1.ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

      2.ข้อมูลความต้องการในระบบใหม่

1.ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN  และ Wi-Fi ประกอบด้วย

            1.1  เครือแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่องใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

     1.2  เครื่องลูกข่าย จำนวน 25 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7  จำนวน 20 เครื่อง  Windows 7  จำนวน 5 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2007 และซอฟแวร์สำเร็จรูป

            - แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Acc  Star และใช้ Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

    -  แผนกฝ่ายบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

   - แผนการขายในซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน  

          - แผนกประชาสัมพันธ์ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft  Power Point 2007 ในการประชาสัมพันธ์  ข้อมูลข่าวสาร

   - แผนกคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า

   - แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของที่มาใช้ในการซ่อมบำรุงและจัดลำดังการเข้าบริการซ่อมบำรุง                                                                                                    

        1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง  เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 1 เครื่อง และเครื่องถ่ายเอกสารจำนวน  2 เครื่อง

        1.4 อุปกรณ์อื่นๆตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 5 ชุด

2.ความต้องการของระบบใหม่

   1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่ยำพร้อมทั้งต้องบอกรายละเอียดของผู้สั่งสินค้า ผู้เบิกสินค้า

   2. สามรถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและน่าเชื่อถือมากที่สุด

                3. ระบบสามารถประเมินยอดขายสินค้าได้ตามที่สั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด มีอะไรบาง โดยดูจากจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า

                4.ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

3. ความต้องการของผู้ใช้งานในระบบใหม่

        จากการทำแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

1.สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังสินได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

2.ตรวจเช็คการสั่งซื้อ เช็คบิลสินค้า และการเบิกจ่ายได้ถูกต้องแม่นยำ

3.ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

4.ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน

5.เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานแต่ละแผนก

6.ข้อมูลของแต่ละแผนกสามรถเชื่อมโยงกันได้ทั้งหมด

7.สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกไปเป็น 3 ระบบดังนี้

      ระบบบัญชี

เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัททั้งหมดรวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเงินของบัญชีทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อนช่วยควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัท ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแน่นนอนอีกทั้งระบบมีการจัดการระเบียบของข้อมูล

ระบบจัดซื้อ

  เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้าในบริษัท เพื่อให้ลดหย่อนเวลาการทำงาน พร้อมทั้งสามารถเช็คดูข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าย้อนหลัง พร้อมทั้งสามารถพิมพ์ใบเสร็จ การสั่งซื้อสินค้าได้

 ระบบการขาย

            เป็นระบบที่ค่อยเอื้ออำนวยให้แก่ผู้ซื้อสินค้าและบริการสามรถตรวจสอบสิทธิต่างๆของบริษัทรวมทั้งสามรถจองสินค้าได้ด้วยและมีโปรโมชั่นต่างๆตลอดจนเป็นระบบช่วยเหลืออำนวยความสะดวกในการติดต่อ

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

ทีมงานพัฒนาระบบได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามรถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูลดังนี้

แผนภาพบริบท (Context Diagram)

อธิบาย Context Diagram

ลูกค้า

-          ลูกค้าสามารถส่งซื้อ จองสินค้าโดยผ่านในระบบ

-          ระบบจะมีขั้นตอนที่ใช้ในการคำนวณยอดชำระสินค้าต่างๆของลูกค้าและระบบจะออกใบเสร็จ

จัดซื้อ

-          แผนกจัดซื้อจะส่งรายการสินค้าที่ส่ง,สินค้าที่จอง,สินค้าที่ได้รับส่งไปในระบบแล้วระบบจะส่งใบสั่งซื้อและข้อมูลของรายการสินค้ากลับมา

-          แผนกจัดซื้อจะกำหนดราคาของอะไหล่ส่งมาให้ระบบเพื่อทำการจัดซื้อต่อไป

ขาย

-          แผนกขายจะทำการส่งสินค้าที่จำหน่ายได้ไปยังระบบแล้วออกรายงานรายละเอียดที่ได้จำหน่ายไป

-          แผนกขายจะส่งสินค้าที่จองให้ระบบและระบบจะส่งรายงาน โปรโมชั่นเพื่อทำการจำหน่ายออกไป

การตลาด

-              จะส่งข้อมูลโปรโมชั่นและโฆษณาของสินค้าในระบบและระบบจะแจ้งรายละเอียดต่างๆที่จะทำการโฆษณาและสินค้าที่มีโปรโมชั่นไปให้ตลาด

 แผนภาพ Level 0

อธิบาย Data Flow Diagram – Level 0

จาก Context Diagram ดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานในระบบออกเป็น 3 ระบบ และแยกเป็น Process  ที่เกี่ยวข้องกับระบบได้ดังต่อไปนี้

Process 1.0 ขายสินค้า เริ่มจากลูกค้าจะส่งข้อมูลมาแล้วจะทำการสอบถามสินค้าที่ต้องการก่อนจะตัดสินใจสั่งซื้อหรือจองสินค้านั้นๆผ่านในระบบและระบบจะออกรายการสินค้า รายการจองสินค้า รวมถึงโปรโมชั่น และเก็บข้อมูลลูกค้าในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า เก็บข้อมูลการขำระเงินในแฟ้มข้อมูลการชำระเงินเก็บข้อมูลการจองในแฟ้มข้อมูลการจองและแฟ้มข้อมูลของโปรโมชั่นได้เก็บในระบบ รวมถึงข้อมูลโฆษณาถูกเก็บในระบบด้วยและระบบได้ออกใบเสร็จให้แก่ลูกค้า

Process 2.0 การตลาด แผนกการตลาดได้ส่งโปรโมชั่นและโฆษณามายังระบบ แล้วระบบได้เก็บข้อมูลโปรโมชั่นในแฟ้มข้อมูลโปรโมชั่นและข้อมูลที่เกี่ยวกับโฆษณาก็ได้เก็บเข้าไปในแฟ้มข้อมูลโฆษณาเช่นกัน

Process 3.0 ระบบจัดซื้อ แผนกจัดซื้อได้ส่งรายละเอียดสินค้าและรายการสินค้าที่สั่งซื้อมายังระบบได้ส่งรายละเอียดต่างๆกำหนดราคาอะไหล่และรายการจองไปที่ระบบ

Level 1 แผนกขาย

อธิบาย Data Flow Diagram – Level 1

Process 1.0 แผนกขาย มีขั้นตอนการทำงานย่อยทั้งหมด 3 ขั้นตอน

Process 1.1 จัดเตรียมสินค้า แผนกขายจะส่งรายการสินค้าที่จำหน่ายมาที่ระบบจัดเตรียมสินค้าระบบจะเก็บข้อมูลสินค้าในแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า จากนั้นระบบจะส่งสินค้าที่จำหน่ายได้ไปยังแผนกขาย

Process 1.2 คำนวณราคาสินค้า แผนกขายจะทำการส่งรายการราคาสินค้าให้ระบบแล้วระบบจะกำหนดราคาของสนค้าให้ได้กำไร

Process 1.3 จัดเตรียมรายละเอียด แผนกขายจะส่งสินค้าที่จองมาที่ระบบจัดเตรียมรายละเอียดการจองระบบจะเก็บข้อมูลการจองเข้าไปในแฟ้มข้อมูลการจอง จากนั้นระบบจะส่งสินค้าที่จองไปยังแผนกขาย

Level 2 แผนกการตลาด

อธิบาย Data Flow Diagram –level 2

Process 2.0 แผนกการตลาดมีชั้นตอนการทำงานย่อยทั้งหมด 4 ขั้นตอน

Process 2.1 จัดเตรียมโปรโมชั่น แผนกการตลาดจะส่งเอกสารโปรโมชั่นให้ระบบจัดเตรียมโปรโมชั่นและระบบจะ   เก็บข้อมูลโปรโมชั่นในแฟ้มข้อมูลโปรโมชั่นและจะส่งรายการโปรโมชั่นที่ระบบตรวจสอบความถูกต้อง

Process 2.2 จัดเตรียมโฆษณา แผนการตลาดจะส่งเอกสารโฆษณาให้ระบบจัดเตรียมโฆษณาและระบบจะเก็บข้อมูล โฆษณาและจัดเก็บข้อมูลการโฆษณาในแฟ้มข้อมูลและจะส่งรายการไปที่ระบบตรวจสอบความถูกต้อง

Process 2.3 ตรวจสอบความถูกต้อง ของระบบการตรวจสอบรายการโปรโมชั่นและโฆษณาเพื่อให้มีความถูกต้อง    และสมบูรณ์ที่สุดจากนั้นจะส่งเอกสารที่ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วไปยังระบบรวบรวมเอกสารทั้งหมด

Process 2.4 รวบรวมเอกสารทั้งหมด ระบบจะรวบรวมเอกสารที่ถูกตรวจสอบแล้วจากนั้นระบบจะทำการตรวจความ  ถูกต้องและระบบจะทำการส่งข้อมูลเอกสารทั้งหมดออกไปยังแผนกการตลาด

Level 3 แผนกจัดซื้อ

อธิบาย Data Flow Diagram Level 3

Process 3.0 แผนกจัดซื้อมีขั้นตอนการทำงานย่อยทั้งหมด 4 ขั้นตอน

Process 3.1 ข้อมูลสินค้าแผนกจัดซื้อจะส่งรายละเอียดสินค้าให้ระบบซึ่งระบบจะดึงข้อมูลรายการสินค้าจากแฟ้ม       ข้อมูลรายการสินค้าและจะทำการส่งรายการสินค้าไปยังระบบตรวจสอบความถูกต้อง

Process 3.2 ตรวจสอบความถูกต้องระบบจะทำการตรวจสอบความถูกต้องของรายการสินค้าและส่งรายการสินค้าที่ ได้ไปยังระบบการรับสินค้าและระบบตรวจสอบความถูกต้องจะรับรายการสินค้าที่จองจากระบบข้อมูลการจองเพื่อตรวจสอบและส่งรายการสินค้าที่ได้รับส่งไปที่ระบบการรับสินค้าต่อไป

Process 3.3 ข้อมูลการจองสินค้าแผนกจัดซื้อจะส่งรายละเอียดการจองให้ระบบและระบบจะดึงข้อมูลรายการจองจากแฟ้มข้อมูลการจองและระบบจะส่งรายการสินค้าที่จองไปที่ระบบตรวจสอบความถูกต้อง

Process 3.4 การรับสินค้าระบบจะรับรายการสินค้าจากระบบตรวจสอบความถูกต้องที่ผ่านการตรวจเรียบร้อยแล้วจากนั้นระบบการรับสินค้าจะออกใบเสร็จรับสินค้าไปให้แผนกจัดซื้อ

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุดนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้วยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัทพร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายให้แก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ  User Interface

Login  เข้าสู่ระบบ

หน้าต่างเลือกเมนูระบบต่างที่เราต้องการเลือก

เลือกเมนูตามทีต้องการ

เพิ่ม-ลบข้อมูลลูกค้า

ข้อมูลพนักงาน

ข้อมูลบัญชีรายละเอียดสินค้าที่จำหน่าย

ข้อการมูลขายสินค้า

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้นโดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. แนะนำโปรแกรมระบบจัดซื้อ โปรแกรมระบบจัดซื้อเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบ ได้แก่

1.1 ระบบขายเป็นระบบที่มีหน้าที่ในการขายสินค้าต่างๆออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า เป็นต้น

1.2 ระบบจัดซื้อเป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามรถตรวจสอบการซื้อสินค้าสามรถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมายิ่งขึ้นและเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่องต่างๆเพื่อนำไปใช้ในระบบอื่นๆ เช่น การตรวจสินค้าที่บริษัทสั่งซื้อนั้นถูกต้องหรือไม่ข้อมูลการซื้อ-ขายของแต่ละเดือน

1.3ระบบซ่อมบำรุงเป็นระบบที่จัดการบริการซ่อมบำรุงให้กับลูกค้าระบบนี้จะทำการเบิกจ่ายสิ้นค้าในคลังรายงานการซ่อมและการแสดงค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง และออกบิลค่าซ่อมให้กับลูกค้า

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็วและตรงจุดที่เกิดปัญหา